14 ошибок руководителя в управлении финансами компании и пути их решения

Управлять компанией не совершая ни одного промаха — розовая мечта каждого руководителя или собственника бизнеса. Но это утопия. Как бы ни был подготовлен руководитель, от ошибок ему никуда не деться. Зато можно научиться их вовремя устранять, причем делать это без особых потерь в финансовом плане.

Работая с разными компаниями, мы часто сталкивались с одними и теми же проблемами внутри финансовой и управленческой системы. В этой статье мы делимся собственным опытом, как руководителю не допустить банкротства компании и легко обходить стороной даже самые неочевидные ошибки.

Это самое распространенное заблуждение молодых бизнесменов. Фирма начала развиваться, доходы растут, и вот уже хочется окружить себя символами статуса. Например, купить дорогое авто, часы, другие предметы роскоши. Или несколько раз за год поехать отдыхать в Эмираты.

Собственнику кажется: что здесь такого, фирма то моя значит и деньги все мои, могу себе позволить. И траты все растут и растут. А компания тем временем все больше тонет в долгах. Потому что кассовые разрывы все больше, и покрывать текущие расходы банально неоткуда. Рано или поздно придется брать кредиты, которые тоже нужно чем-то отдавать. А там уже недалеко и полное разорение.

Четко разделяйте деньги компании и свои. Одновременно и собственник и генеральный директор — значит у вас два источника доходов: зарплата (как гендиректора) и дивиденды с чистой прибыли компании.

В первом случае важно назначить себе зарплату за выполненные обязанности. Ключевое слово — выполненные. Ваша задача в том, чтобы вести компанию к успехам, и деньги вы должны получать именно за это.

Во втором случае важно помнить о словах “чистая прибыль”. Дивиденды нужно начислять только после оплаты текущих расходов (налоги, зарплаты сотрудникам, кредиты и так далее).

Понятно, что наличие постоянных клиентов — это очень хорошо для компании. Часто начинающий собственник думает следующим образом: пять постоянных клиентов делают мне основную кассу, с которой покрываются все расходы и мы даже немного выходим в плюс. Этого вполне достаточно для успешной работы, кидаем все силы на удовлетворение их запросов.

С точки зрения экономичности, такое решение очень выгодное, ведь клиент уже есть, привлекать его не нужно, на рекламу тратить не нужно. Но вместе с тем оно очень недальновидное. Потому что вот два клиента из пяти вдруг отказались от услуг/не закупили товар. Что происходит с компанией? Правильно, она несет убытки, которые нечем перекрыть, ведь новых клиентов не привлекали.

Работайте на регулярное привлечение новых клиентов и вместе с тем периодически проверяйте и список постоянных. Реклама — важный инструмент успешного управления, нельзя им пренебрегать. Она обеспечит вовлеченность и лояльность вашей целевой аудитории.

Раз в квартал стоит проверять текущие финансовые дела компании на соответствие с “принципом Парето”. Это когда 80% оборота компании обеспечивает 20%от общего числа постоянных покупателей. Если же это число составляет 15% или меньше — ваш бизнес под угрозой и это знак, что нужно срочно активизироваться на привлечение покупателей.

Немало начинающих, но уже вполне успешных компаний разваливались практически без видимых на то причин. Как показывает практика, это случается когда бизнес организовывают родственники или друзья. Они предпочитают обходится без лишней бюрократии между собой, и в результате именно из-за этого происходят серьезные разногласия.

Как правило, эти разногласия касаются финансовых вопросов, а конкретнее разделения дивидендов. К примеру, два друга организовали фирму по установке и ремонту климатического оборудования. Один из них разбирался в маркетинге и хорошо орудовал рекламными инструментами, второй понимал схему работы внутри компании и наладил ее стабильную работу. И вот второму не понравилось разделение прибыли поровну, ему хотелось получать ⅔ дохода. Конфликт привел к тому, что фирма просто закрылась.

Дружба заканчивается там, где начинается бизнес. Уверены, вы слышали такое выражение, но правильно ли вы его понимаете?

В первую очередь это о том, что нужно уметь четко разделять дела и дружбу/родственные связи. Нет никаких “своих” там, где работает четкая схема и задействованы финансы. И этот момент стоит оговаривать еще до того, как принять решение о совместном бизнесе.

Лучший выход — составление подробного договора, который будет иметь юридическую силу. В такой документ следует включить все пункты, которые отобразят интересы сторон. В частности, стоит зафиксировать:

• Размер и порядок вложений, а также начисления дивидендов.
• Должности партнеров, их обязанности в компании.
• Порядок возможного выхода из бизнеса одной из сторон.

Расчет успеха у среднестатистического предпринимателя простой: доходы минус расходы равно прибыль. И раз прибыль по такой схеме получается ну очень большая, значит можно смело вывести часть для личного пользования. Нужно ли говорить что это в корне неправильно? При такой математике компания не только не добьется успеха, но и рискует прогореть очень быстро.

Не принимая во внимание все нюансы финансовой системы, руководитель ошибочно считает, что с доходами все в порядке. Ведь как, вот компания получила в этом месяце 500 тысяч, потратила 250 тысяч. Значит еще 250 — это чистая прибыль, с которой можно и дивиденды начислить и о расширении подумать. Только после того самого расширения в кассе образовался не просто разрыв, а целый провал, в который компания улетит в мгновение ока.

Необходимо уметь правильно считать тот самый чистый доход, который интересует любого собственника. Для этого совсем не обязательно проходить специальные курсы и углубляться в бухгалтерское дело. Понять и разобраться в схемах легко, возможно и и самостоятельно.

Такую ошибку нередко допускают те компании, которые работают с товарами из заграницы. На товар устанавливается достаточно высокая цена, которая мотивирована уже задействованными расходами: доставка, страховка, цена контракта и так далее. Что происходит чаще всего с таким товаром? Он просто лежит и припадает пылью, пока у владельца не закончится терпение и он не сделает распродажу с очень хорошими скидками.

А все потому, что цену в первую очередь диктует рынок, и вы при помощи грамотного маркетинга можете ее немного корректировать в свою пользу. А выставляя стоимость, которая на 50 и более процентов превышает среднюю рыночную, вы получите только незначительное количество покупателей. Ну а дальше вас ожидает распродажа, которая точно не принесет прибыли.

Затраты, как и будущие цены, стоит считать заранее. И самое верное решение выглядит так: сначала смотри рынок и выделяем среднюю цену, от нее уже можно отталкиваться в данный момент.

Дальше определяем две величины для себя: максимальную цену и оптимальную цену, которую мы можем поставить на товар. Здесь максимальная цена будет именно той, по которой бы хотелось продать, а оптимальная той, которая позволит выйти в 0 и получить минимальную прибыль.

Третий шаг — это поиск возможностей получить товар с себестоимостью ниже оптимальной цены из предыдущего пункта. Найдя такой путь вы получает реальную выгоду от работы без потерь.

Большинство руководителей уверены, что прибыль — главный и практически единственный показатель устойчивости и стабильности бизнеса. И отбросив в сторону все остальные показатели, радостно цепляются за один только пункт “Доход”. Мы уже упоминали о том, что такой путь ошибочный в статье “О приборной панели” тем не менее, его выбирают очень и очень многие.

Дело в том, что этот показатель прибыли не дает возможность видеть платежеспособность компании. А именно это определяет ее возможности в будущем. Не желая смотреть вперед, собственник обрекает бизнес на медленное затухание. Особенно если этот вопрос касается компаний с сезонными товарами или услугами.  А между тем, это очень легко исправить.

План финансирования бизнеса стоит составлять по крайней мере на 3 месяца вперед. А для этого, нужно понимать финансовое состояние бизнеса куда глубже чем показатель прибыли. У этому вопросу можно привлечь бухгалтерию, но тогда будьте готовы получить тонну бумаг с совершенно непонятными таблицами и схемами.

Стоит потратить немного времени на то, чтобы самостоятельно разобраться в системе. Это Будет работать на вас и в дальнейшем, помогая экономить такой полезный ресурс как время. Ну а чтобы избежать оперативных ошибок, пользуйтесь такими полезными инструментами как платежный календарь и планированием платежей на неделю.

Достаточно частая ошибка многих начинающих предпринимателей. Считая, что повышение оборота непременно выльется в рост прибыли, мнои из них могут проморгать совершенно обратную ситуацию. Потому, что обращая внимание только на оборот, упускается из виду рост расходов, чтобы поддерживать этот самый оборот. И вполне может случится ситуация, когда расходы сильно опередят доходность.

И получится как в анекдоте про зайца, который торговал рублями по 90 копеек. Вместо того,чтобы получить динамичный рост чистой прибыли, компания получает убывающую доходность. Которая в конце концов станет нулевой, а после и отрицательной.

Следить нужно не только за ключевыми показателями. Динамика изменений поможет понять, насколько компания может выдерживать рост оборота. Ведь он предполагает не только увеличение денег на определенных счетах. Это также и расширение штата или производства, закупка нового транспорта и так далее. А это все влечет за собой и увеличение расходов.

Нужно держать руку на пульсе компании, чтобы вовремя изменить тактику при малейшем намеке на неверные действия. Хороший управленец легко может увести компанию в другое русло с текущими расходами и не таким большим оборотом, но, тем не менее,со стабильной доходностью.

Как бы парадоксально это не звучало, но такое стремление ни к чему хорошему не приводит. Как правило, в погоне за повышением прибыли принимаются в корне неверны решения: снижение закупочной цены товара в ущерб его качеству, завышение цен и так далее.

Здесь можно привести очень наглядный пример. Ресторан, известным своими ценами, размерами порций и качеством продуктов, продалидругимвладелцам. Те бодро принялись за оптимизацию: порции уменьшить, продукты закупать дешевле, цены поднять. Да, в первое время прибыль существенно поднялась. Но за полгода практически все постоянные клиенты просто ушли. В результате новые владельцы были вынуждены продать ресторан уже по гораздо более низкой цене.

Прибыль — это хорошо, о ней нужно думать. Но не настолько излишне. Основной фокус нужно переместить на возможности компании в будущем, ее развитие и планы продвижения. Особенно если у вас уже есть та стабильная база, которая дает доход.

Пусть он будет пока сравнительно небольшим, он позволит развиваться дальше, а не делать скачки в ущерб тому, что уже есть. Настолько кардинальные решения стоит принимать только имея надежные гарантии успеха.

Молодой бизнес контролировать легко: процессов пока немного, все они на виду. Да и прибыль растет активно, пусть и только благодаря эффекту низкой базы: рост от изначально низких показателей. Все достаточно радужно и можно развиваться дальше.

И вот здесь начинается та самая ошибка. Развитие направлений компании и увеличение финансовых операций скрывают убыточные ветки. Их нельзя увидеть поверхностно, только на более углубленных уровнях финансового контроля. Которым большинство руководителей предпочитает не заниматься. При этом в убыточное направление продолжается вливание денег, но оно совсем не решает проблему. Скорее даже наоборот, деньги то улетают в никуда, не принося дохода.

Построение грамотного финансового учета стоит делать уже на самом начале развития компании. Формирование отчетностей о движении денег поможет понять, что и в какой момент поступает или уходит. В это же время стоит заняться обеспечением “финансовой подушки”, резерва, который обеспечит надежную страховку.

Только достаточный уровень контроля поможет своевременно выявить те самые слабые стороны и проработать их. Закрыть убыточное направление или оптимизировать его, например.

Есть учет бухгалтерский и налоговой, он строго регламентирован и необходим только государству. Из этих бумаг невозможно понять положение дел в компании и делать какие либо выводы. Но есть и другой вид учета: управленческий.Именно он четко отображает, что происходит с компанией в целом и ее отделами в частности. И здесь оказывается, что очень большая часть предпринимателей не умеет читать отчеты,которые для них составляются.

А между тем, оценить рентабельность и платежеспособность бизнеса можно только благодаря управленческому учету. Он совмещает в себе три важных раздела: прибыли и убытки, движение денег и баланс. Не зная о состоянии этих показателей,невозможно полноценно управлять развивающейся компанией.

Важно научится читать информацию, которая даст вам необходимые управленческие инструменты. Сделать это можно несколькими способами:

• Пойти на курсы при университете.Это долго, но достаточно глубоко изучаются виды учета.Подумайте, нужно ли вам настолько большой объем знаний.
• Станьте участником вебинара, где достаточно простыми словами расскажут интересующую вас тему.
• Найдите информацию самостоятельно в интернете. Для такого способа нужно виртуозно владеть навыком правильных запросов в поисковик и умением среди горы лишнего находить полезное.

Обнаружить такую ошибку в век активного развития цифровых технологий было дико и странно. Тем не менее, статистика говорит о том, что около 20% компаний не ведут точного учета финансов, а более 30% пользуется обычными таблицами Excel.  Вдумайтесь только в эти цифры, треть компаний работает с простыми таблицами а пятая часть даже этого не делает. И речь ведь не о сельских магазинчиках, это достаточно большие компании.

Но вернемся к ошибке. Такой формат ведения учета как Excel подойдет для совсем небольших начинающих компаний. Но развитие приносит с собой необходимость усложнять подсчеты и внедрять определенные формулы работы с финансами. А если этого не делать, компания просто начнет работать в убыток себе, и вы даже не узнаете об этом до критического момента.

Правильный анализ финансов компании необходим на любом этапе ее развития. Финучет помогает выявлять ошибки, которые блокировали увеличение прибыли, и устранить их.

Управление и получение прибыли из не оптимизированного бизнеса — это очень похоже на бег в неудобной обуви. Ты двигаешься вперед, но с дискомфортом и явно не в полную силу. Стоит же сменить обувь и все тут же изменится в лучшую сторону.

Некоторые управленцы считают, что чем больше людей работает компании, тем она успешнее и тем активнее пойдет развитие. Открывается куча отделов, в каждый из них нанимается куча сотрудников на должности с модными названиями. Просто любо-дорого посмотреть на этот гудящий улей рабочих пчелок. Уж теперь то компания просто поскачет галопом в развитие.

Только не учитывается один маленький момент: всей этой прорве народу необходимо платить зарплату. А в бюджете компании далеко не всегда заложены такие траты. Чаще всего их просто нет, потому что ну не нужны все эти люди для стабильно качественной работы компании. Они не несут в себе финансово важных функций и по сути не делают ничего. Только радуют своим количеством нерадивого управленца. С таким подходом компания быстро уйдет в минус и разорится.

В первую очередь тщательно взвешивайте,нужен ли вам дополнительный отдел/сотрудник в компании. Ведь он должен приносить бизнесу доход,с которого будет получать зарплату. Иначе его присутствие обернется убытками.

А уже после найма внимательно следите за движением финансов. Уменьшение прибыли явно скажет о том, что решение было ошибочным, нужно срочно менять стратегию.  Ну и наоборот, если компания стала развиваться активнее, значит вы приняли верное решение.

Кажется эту ошибку можно назвать типично “нашей”. Потому что народ мы изобретательный, смекалка у нас работает, а еще мы очень любим экономить. Причем делаем это абсолютно на всем. И в результате вместо правильного и здравого решение, у нас получаются “костыли”, которые страхуют вот прямо сейчас. Ну а до будущего еще дожить надо.

Знаете, что выдает эти самые “костыли” в компании? Можно сразу несколько факторов выделить:

• Ошибки компании покрываются скидками или бонусами для клиентов и партнеров.
• Обмен бракованного товара есть, а системы контроля качества на производстве нет.
• Зарплата в зависимости от выработки, вроде и чуть выше средней. А системы мотивации для сотрудников нет.

Такие вот затычки постепенно и незаметно приводят к значительному снижению дохода вплоть до минусовых показателей.

Узнали себя и свою компанию в пунктах выше? Значит пришла пора менять само отношение к возникающим проблемам. Откажитесь от сиюминутных решений в пользу более глубокого анализа и  надежного устранения ошибок. Да, это займет больше времени и может привести к некоторым потерям. Но полагаясь на “костыль” вы в результате потеряете еще больше.

Вот некоторые решения, которые мы отмечали в своей работе:

• Для сотрудников создайте инструкцию или чек-лист, где будут указаны ответы, на все регулярные вопросы.
• Стабильно пропадают заявки и не доходят звонки? Исправляйте неполадки в CRM-системе.
• Клиентам сложно находить офис? Укажите геолокацию, сделайте видео по шагам от остановки общественного транспорта.

Находить решения можно для любого вопроса,стоит только задуматься над ним.Ну а пока вы по привычке будете отмахиваться, ни о каких существенных доходах речи не пойдет.

Привычка везде помогать своим друзьям, ближним и дальним родственникам или маминым соседям совсем не уместна в ведении бизнеса. Одна из ошибок предпринимателей — привлечение в бухгалтерию сотрудника, который не внушает особого доверия. И это далеко не редкая ошибка, многие наши предприниматели так и делают.

Ну а как иначе, мама/брат/кум ведь просили, хорошая девочка/мальчик/женщина, пусть поработает. Еще хуже ситуация, когда для ведения учета берется человек, работающий удаленно. Почему хуже? Да потому что вы у него не один,он делает таких отчетов сразу несколько фирм.И никакого качества здесь быть не может. Только в одном случае из 50 посоветованный бухгалтер оказывается действительно толковым специалистом. Остальные в лучшем случае не сделают ничего, в худшем — поработают во вред компании.

Важно помнить, что собственник и бухгалтер должны не только понимать друг друга, но еще и в достаточной мере доверять. Работа с финансами дело слишком тонкое, чтобы отдавать ее случайному человеку. Нанимая бухгалтера, внимательно ознакомьтесь с его рекомендациями с предыдущих мест работы.

Если Же вы не планируете вводить должность штатного бухгалтера пока, можно воспользоваться услугами специальных компаний, имеющих не один опыт на рынку услуг бухгалтерского учета, с положительными отзывами от известных брендов.