Система управления финансами: нужно или нет для успешного бизнеса?

Что представляет из себя система, какие ее основные функции? Простыми словам о том, какие проблемы решает и какие возможности дает управление финансами. Выгоды как для компании, так и для собственника.

В ответ на вопрос, построена ли у компании система управления финансами, нередко можно услышать такие ответы, как:

• “Финансы, это все важно, но вот сейчас другие приоритеты, производство развернем, продажи поставим, рынок завоюем, сначала сделаем продукт, а потом будем бабки считать”
• “Ой, финансы - это потом, когда стану большим бизнесом, а сейчас мне некогда, у меня куча других задач, более срочных и важных”
• “Слушай, так это надо финансиста нанимать, платить ему, а у нас доход не позволяет, мне пока достаточно здравого смысла”

Такие ответы существуют в первую очередь потому, что люди имеют очень смутное представление зачем система финансов нужна, что она дает компании в целом, и что дает собственнику бизнеса в частности. Потому хоть и звучат они вполне логично, самой логики в них нет.

Сохранение полученного результата — это второй обязательный шаг, который следует сделать после получения результата. Как невозможно вечно быть в атаке и нужно возвращаться в укрепленный тыл, так и невозможно кратно расти и масштабироваться без крепкого фундамента, не озаботившись заблаговременно о сохранении и накоплении ресурсов.

Именно система управления финансами дает возможность сохранять и улучшать результат, развивать текущее положение компании. И в основе лежит три функции, которые мы рассмотрим более подробно.

Всем знакома простая игра про волка и яйца, которые он должен ловить, не уронив ни одно. Можно провести аналогию между волком и собственником бизнеса, который стремится предугадать все события и вовремя на них среагировать. Только в отличие от игры, потенциальные угрозы не очевидны и всего спрогнозировать не удастся, если не иметь представления о них.

Первая функция “Не потеряй” как раз направлена на то, чтобы видеть и контролировать все направления и иметь возможность вовремя среагировать, чтобы не допустить потерь.

Минимизация потерь направлена на разные аспекты деятельности бизнеса: потерь в доходе, в заработанной прибыли, потери бизнеса, и свободы собственника. При достаточно крепко построенной первой функции, бизнес будет защищен от многих рисков, которые могут появится из-за отсутствия необходимой информации и импульсивных решений.

Функция “Не потеряй” дает возможность:

• Распределять ресурсы и средства так, чтобы хватало и на операционные расходы, и на выплату дивидендов, и на развитие компании.
• Получить полный контроль над своим бизнесом, чтобы ни одна копейка не прошла мимо
• Пресечь воровство и избежать утечки денег
• Понимать сколько денег собственник может выводить из бизнеса на личные нужды, чтобы не нанести ущерб бизнесу
• Понять соотношение «риск и доходность» и выбрать оптимум.
• Перейти от уровня интуиции к конкретике и точности в вопросе принятия правильных управленческих решений

Функция “Не потеряй” устраняет такие проблемы:

• Постоянный недостаток средств и кассовые разрывы
• Нет понимания, сколько заработает компания по итогам периода
• Рост просроченной дебиторской задолженности
• Данные из отчетов сильно расходятся с фактической реальностью
• Отчеты локальны, не дают полной картины бизнеса

На рынке могут быть похожие как 2 капли воды компании, работающие на одном рынке, в одних условиях, имеющих одинаковые возможности, но почти всегда они не одинаковы по эффективности. У одной рентабельность 20%, у второй 8%, первая растет с темпом 15% в год, вторая 2%, у одной все точно в срок, у другой плюс минус неделя. И даже если внешние обстоятельства не отличаются ничем, то по внутренним между ними пропасть.

Выделим основную разницу: Первая компания системно занимается улучшениями, отделы и подразделения работают как единое целое. Вторая реагирует по обстановке и героически тушит пожары, а в отделах вечное перетягивание как в басне про лебедя рака и щуку.

А все потому, что первая компания освоила функцию “Повышай эффективность”, которая создает координацию результатов между подразделениями, в другой ее нет. И получается, что каждый отдел озабочен только своим результатом, а что получится в финальном итоге — никого не заботит.

Вторая функция системы управления финансов дает компании координацию результатов и постоянный стимул повышения эффективности деятельности. Когда разные отделы работают как единое целое, и КПД постоянно увеличивался. Конкурентное преимущество компании будет формироваться не только на основе уникальной технологии/продукта, а в том числе за счет внутренних ресурсов компании.

Функция “Повысь эффективность” дает возможность:

• Увидеть, что именно приносит прибыль, а что тянет бизнес вниз
• Показать, где в бизнесе есть финансовые резервы, научить их грамотно использовать.
• Координировать результаты каждого отдельного подразделения и повышать эффективность компании в целом
• Повышение прибыльности за счет оптимизации бизнеса и закрытия протечек
• Понимание за счет чего, каких товаров, позиций и прочего предприниматель зарабатывает больше, а что — тянет его на дно;
• Принимать взвешенные управленческие решения опираясь на цифры, показатели и отчеты;
• Оптимизировать затраты так, чтобы не снизить конкурентоспособности своего бизнеса
• Научить более эффективно использовать ресурсы компании, контролировать основные показатели, управлять ими и видеть всю картину в целом.
• Повысить денежный поток и рентабельность бизнеса, максимизировать стоимость компании.

Функция “Повысь эффективность” не допускает такие проблемы:

• Бизнес делает намного меньше прибыли, чем у конкурентов
• Производственные мощности часто простаивают или перегружены
• Нет информации, какие расходы можно сократить, а какие лучше не трогать.
• Расходы растут вслед за оборотами, работаем больше, а прибыль такая же или даже меньше.
• Зарабатывают поставщики, сотрудники, агенты, все кроме собственника, никак не получается выплачивать себе дивиденды
• Разные подразделения "тянут одеяло на себя", в результате страдает общий результат

Далеко не все собственники знают, где находится точка невозврата, та черта, переступив которую можно потерять абсолютно все. Те кто об этом не задумываются, слепо уверены в непоколебимость планов, и получения результата несмотря ни на что, рано или поздно пропускают момент, когда бизнесу приходит конец.

За этой чертой любая маленькая потеря может спровоцировать лавину последствий которые приведут к гибели бизнеса, как в старой поговорке: из-за незабитого гвоздя, потеряли подкову, из-за потерянной подковы потеряли коня, из-за потерянного коня не доставили донесение, из-за того что не доставили донесение проиграли войну.

Третья функция “Предвидеть последствия” как раз дает четкое представление где находится эта черта. Те, кто знают ее величину, могут осознанно идти на риск, чтобы иметь высокую доходность, ведь имея запас прочности можно и рисковать. По мере приближения к черте, собственник уменьшает количество рискованных инициатив и концентрируется на на более надежных.

Третья функция системы управления финансов дает компании понимание ее возможностей и ограничений. Знание, когда и как реагировать, спокойствие за свое будущее, потому что знаете запас финансовой прочности бизнеса и берете только выполнимые обязательства. При этом в случае непредвиденных ситуаций, вы принимаете взвешенные решения, опираясь на полные и твердые данные о финансовом положении бизнеса.

Функция “Предвидеть последствия” даже возможность:

• Управлять рисками и избегать ситуаций, когда Ваш бизнес будет поставлен под «смертельный удар»
• Обеспечить стабильный рост и развитие своего бизнеса, тем самым увеличивая чистую прибыль
• Обеспечить устойчивость бизнеса и непопадания в 96% компаний, которые закрываются в первые 5 лет
• Правильно строить стратегию развития
• Обеспечение устойчивости бизнеса и стабильности в получении дохода;
• Выход на более высокий уровень работы, расширение и развитие бизнеса;
• Оценка потенциала бизнеса, перспектив его развития, окупаемости и рентабельности

Функция “Предвидеть последствия” не допускает проблемы:

• Получить непоправимый ущерб, если произойдут неблагоприятные события
• Не хватает ресурсов на развитие
• Неконтролируемый рост бизнеса приведет к тому, что компания не переживет изменения
• Не ясны финансовые возможности и ограничения своего бизнеса
• Вырваться из замкнутого круга тотального личного контроля
• Не допустить ситуации невыполнения обязательств и невозврата кредитных ресурсов

Система управления финансами нужна для формирования зрелой организации, способной расширяться, длительное время быть конкурентоспособной и финансово успешной. Поэтому утверждения, что систему финансов будем строить потом после всех остальных систем — ошибочно. Выстраивать ее нужно сразу же, только тогда есть все шансы построить крепкую компанию, а не карточный домик.

Утверждения, что строить систему нужно только крупному бизнесу, также некорректные. Внедрять отдельные элементы системы финансов нужно с самого начала, иначе просто не достичь роста. Ну а причиной нехватки денег на специалиста является как раз отсутствие этого специалиста.

Что дает система финансов - бизнесу:

1. Эффективное распределение ограниченного количества ресурсов, для оптимального выполнения цели.
2. Координацию результата взаимодействия систем, для того чтобы они работали как единый слаженный организм и не было потерь
3. Обеспечение долгосрочного системного и ритмичного развития бизнеса с учетом жизненных циклов и целей бизнеса.

Что дает система финансов - собственнику бизнеса:

1. Объективный эквивалент признания за успешно работающий бизнес - максимизацию прибыли - благосостояние. Ведь главной целью управления финансами является обеспечение максимизации благосостояния собственников в текущем и перспективном периоде
2. Спокойствие и уверенность за свое будущее. Если возникают непредвиденные ситуации, вы принимаете взвешенные решения, опираясь на полные и твердые данные о положении бизнеса.
3. Энергию и ресурсы для движения вперед и для покорения новых целей. Отталкиваясь от уже достигнутого результата, тем самым двигаясь быстрее и уверенней.